ÖKC Nedir? Kullanmak Zorunda Olanlar ve Olmayanlar Kimlerdir?

Günümüz iş dünyasında satış kayıtlarının eksiksiz ve yasalara uygun şekilde tutulması hem günlük operasyonların sorunsuz yürümesi hem de denetim süreçlerinde şeffaflık sağlanması açısından kritik önem taşıyor. 

Bu yazımızda, öncelikle bir ödeme kaydedici cihaz olarak ÖKC’nin ne olduğu ve ÖKC pos ile ÖKC cihazı ayrımını ele alacağız. Ardından yeni nesil ÖKC tanımına, bu cihazı edinme ve kullanma yükümlülüğünün kapsamına kadar tüm detayları aktaracağız. Daha sonra, ÖKC nasıl kullanılır, nasıl sorgulanır, kimlerin ÖKC kullanmak zorunda olduğu veya muaf tutulduğu, yeni nesil ÖKC alma süresi ve 2025’te karşılaşılabilecek ÖKC almama cezası gibi zamanlamaya dair bilgilere değineceğiz. Ayrıca cihaz fiyat aralıkları, yeni nesil ÖKC başvurusu için gereken belgeler, satın alma adımları ve yeni nesil ÖKC’nin avantajları gibi pratik bilgilere de yer vereceğiz.

ÖKC Nedir?

Ödeme Kaydedici Cihaz (ÖKC cihazı), Maliye Bakanlığı ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış, satış işlemlerini elektronik ortamda kaydeden ve fiş/mağaza makbuzu basmaya olanak sağlayan bir donanımdır. İşletmeler, nakit veya kartlı ödemeleri bu cihaz üzerinden gerçekleştirir.

ÖKC pos, hem fiş hem de slip keserek her işlemin tutarını, tarih-saat bilgisini ve müşteri hareketlerini dijital deftere yazar. Gün sonunda alınan raporlarla toplam ciro, vergi matrahı ve işlem sayıları gibi bilgiler derlenir, gerektiğinde GİB’e periyodik olarak iletilir. Böylece vergi kayıtları otomatikleşir, işletme defterleri düzenli tutulur ve kayıt dışı işlem riski azalır. Bu sayede ÖKC mükellefi hem işlemlerini daha hızlı yönetebilir hem de yasal yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirebilir.

Yeni Nesil ÖKC Nedir?

Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz (YN ÖKC), klasik yazar kasa ile EFT-POS özelliklerini tek bir bilgisayar tabanlı cihazda birleştirir. 1 Ocak 2016’dan itibaren yürürlüğe giren yeni nesil ÖKC kullanma zorunluluğu kapsamında, işletmeler artık banka kartıyla yapılan ödemeyi alırken aynı anda fiş/slip kesen ve işlemi gerçek zamanlı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na aktaran bu yeni nesil ödeme kaydedici cihazı kullanmak zorundadır.  Bu sistem hem ödeme kaydını hem de kartlı tahsilatı eş zamanlı yönetir, güvenli internet bağlantısıyla verileri anlık yedekler ve kapanış raporlarını otomatik oluşturur. Böylece vergi denetimi güçlenir, işletmeler ödeme süreçlerini tek noktadan, şeffaf ve hızlı bir biçimde yürütmüş olur.

ÖKC Nasıl Kullanılır?

Yoğun işletme temposunda, ödeme süreçlerinin kesintisiz ve hatasız yürütülmesi hem müşteri memnuniyetini hem de yasal uyumluluğu güvence altına alır. Aşağıda, bir ÖKC cihazını satış işlemlerinden gün sonu kapanış raporlarına kadar en verimli şekilde nasıl kullanacağınızı adım adım bulabilirsiniz.

1. Ödeme Başlatma

Müşteri, nakit, kredi/banka kartı, QR kod veya mobil ödeme yöntemlerinden birini seçer. Cihaza tutarı girin veya kart okuyucuyu açarak cihaz ekranına yansıyacak tutarı onaylayın. Yeni nesil yazar kasa POS’ta (ÖKC POS) kart okuyucu ve fiş yazıcı tek ünitede; klasik düzenlemede ayrı POS ve yazar kasa ile işlem başlatılır.

2. Ödemenin Gerçekleştirilmesi

Kartlı ödemede müşteri kartını okuyucuya takar ya da temassız okutur; nakit-tahtalı işlemlerde tutarı tuşlarsınız. QR veya mobil ödemede kodu okutup onay alırsınız. Ödeme onaylandı bildirimi göründüğünde ekranda tutar, işlem kodu ve zaman bilgisi kaydedilmiş olur.

3. Fiş/Slip Basımı ve Kopyaların Dağıtımı

Ödeme onaylandığında cihaz otomatik olarak iki fiziksel kopya basar: biri müşteriye, diğeri işletme arşivine. Eş zamanlı olarak, e-defter formatındaki fiş bilgisi de güvenli bağlantıyla GİB sistemine iletilir. Fiziksel kopya yalnızca belge kontrolünde saklanır.

4. Gün Sonu (Z Raporu) Oluşturma ve İletimi

Günün son işleminden sonra Z Raporu komutunu verin. Yeni nesil ÖKC’ler bu raporu anında GİB Bilgi Sistemi’ne otomatik aktarırken; eski nesil cihazlarda raporları manuel ya da entegratör aracılığıyla bildirmelisiniz. Böylece günlük ciro, vergi matrahı ve işlem sayısı kayıtsız kalmaz.

5. Mali Rapor Bildirimi

ÖKC mükellefi olarak günlük kapanış raporlarınızı üç kanaldan birini kullanarak elektronik ortamda iletmelisiniz:

• ÖKC Teknik Servis Merkezleri,
• e-Arşiv yetkili özel entegratörler (Mali Rapor Bildirim Kılavuzu’na uygun),
• İnternet Vergi Dairesi elektronik bildirim portalları.

6. Yazarkasa Dışındaki Satışlar

Bilgisayar, tablet veya mobil uygulama üzerinden yapılan satışlarda da mutlaka ÖKC fişi (ve fatura kesiliyorsa fatura bilgi fişi) düzenmesi gerekir. Aksi halde Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 355. maddesi gereğince usulsüzlük cezası uygulanır.

ÖKC Nasıl Sorgulanır?

Ödeme kaydedici cihazınıza ilişkin kayıt ve raporlara ulaşmak için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’nın Yeni Nesil ÖKC Portalı’na ya da e-Devlet Kapısı’ndaki İnternet Vergi Dairesi ekranına giriş yapmanız gerekir. Burada; T.C. kimlik numaranız veya GİB kullanıcı bilgilerinizle oturum açtıktan sonra sisteme tanımlı tüm ÖKC cihazları sıralanır, aktiflik durumları ve seçtiğiniz tarih aralığındaki satış dökümleri ile Z raporları anında görüntülenir. 

İsterseniz gün sonu mali özetini ÖKC Teknik Servis Merkezleri’nden de sorgulayabilir, e-Arşiv yetkilendirmesi bulunan özel entegratörler üzerinden Perakende Mal Satışları ile Hizmet İfalarına İlişkin Mali Rapor Bildirim Kılavuzu’na uygun bildirim işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede hem web tabanlı mecralarda hem de yetkili servis kanallarında cihazınıza ait tüm ÖKC sorgulama işlemlerini yapabilirsiniz.

ÖKC Kullanmak Zorunda Olanlar Kimlerdir?

Türkiye’de ödeme kaydedici cihaz kullanımı, 3100 sayılı Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında Kanun ve ilgili tebliğlerle sıkı bir şekilde düzenlenmiştir. 

Yeni nesil ÖKC’ye geçiş zorunluluğu ve eski tip cihazların kullanımının sonlandırılması, vergi kayıtlarının şeffaflığını ve denetim etkinliğini artırmayı hedefler.

Aşağıda, bu kapsamda ÖKC veya YN ÖKC kullanmak zorunda olan ÖKC mükellefleri yer almaktadır:

• Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar: Ürünleri işleyerek satanlar veya olduğu şekliyle satanlar dışındaki tüm birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, işletme ölçeği fark etmeksizin ÖKC kullanma yükümlülüğündedir.
• Perakende satış ve hizmet sunan tüm vergi mükellefleri: 30 Aralık 2023 itibarıyla eski tip yazar kasa kullanımı sona ermiş; perakende mal satan veya hizmet veren her vergi mükellefi, yazar kasa POS (Yeni Nesil ÖKC) cihazını kullanmak zorundadır.
• Seyyar EFT-POS ve yol kenarı otopark işletmeleri: 426 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca, 1 Ekim 2013’ten bu yana mobil POS cihazı kullanan ve yol kenarı otopark hizmeti sunan tüm KDV mükellefleri, EFT-POS özellikli Yeni Nesil ÖKC kullanmak zorundadır.
• Eski nesil ÖKC kullananlar: 1 Temmuz 2024’e kadar klasik ödeme kaydedici cihazlarını Yeni Nesil ÖKC ile yenilemeyen mükelleflere usulsüzlük cezası uygulanır ve cihazları pasif hâle getirilebilir.

Pos cihazı edinmek ve kullanım şartlarını öğrenmek istiyorsanız, Pos Cihazı Nasıl Alınır? Kimler Nasıl Kullanabilir? başlıklı yazımızı inceleyebilirsiniz.

ÖKC Kullanmak Zorunda Olmayanlar Kimlerdir?

Ödeme Kaydedici Cihaz (ÖKC) kullanım zorunluluğundan muaf tutulanlar iki ana grupta toplanır: 3100 sayılı Kanun kapsamı dışında kalan mükellefler ve Maliye Bakanlığı’nın Genel Tebliğleri ile özel muafiyet tanınan faaliyet sahipleri.

Aşağıda bu grupların detaylarını görebilirsiniz:

1. 3100 Sayılı Kanun Kapsamı Dışında Kalan Mükellefler

• Serbest meslek sahipleri,
• Basit usulde vergilendirilen ticari kazanç sahipleri,
• Menkul ve gayrimenkul sermaye iradı sahipleri,
• Zirai kazanç sahipleri,
• Ücret geliri elde edenler,
• Perakende mal ve hizmet satışı bulunmayan birinci ve ikinci sınıf tüccarlar,
• Diğer kazanç ve irat sahipleri.

2. Genel Tebliğlerle Özel Muafiyet Tanınan Faaliyet Sahipleri 

• Tarım alet ve makineleri satıcıları (yedek parça satışı hariç),
• Posta pulu, telefon jetonu ve ruhsatlı kıymetli kağıt satıcıları,
• Terzilik faaliyeti yürütenler (kumaş ticareti olmayanlar),
• Marangozlar (mobilyacı sayılmayanlar),
• Mermerciler (süs eşyası satışı olmayanlar),
• Yorgancılar ve hallaçlar (yorgan alım-satım yapanlar hariç),
• Şehir içi abonman biletleri satanlar,
• Elektrik, su, havagazı ve kalorifer tesisatçıları (malzeme satışı yapmayanlar).

ÖKC Alma Süresi Ne Kadar?

Ödeme kaydedici cihaz takibi, işyeri açılışı, yeni şube faaliyete geçişi veya mevcut cihazın mali hafızasının dolması gibi durumlar tespit edildiğinde başlar. Bu tespit tarihinden itibaren, yeni nesil ÖKC alma süresi olarak belirlenen 30 gün içinde cihazın temin edilip devreye alınması zorunludur. Aynı süre, 1 Ocak 2016’dan sonra işe başlayan veya şube açan tüm mükellefler için de geçerlidir. Belirlenen süre aşıldığında, mükerrer 355. madde uyarınca özel usulsüzlük cezası uygulanır.

ÖKC Almama Cezası Ne Kadar? 

Ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) edinme yükümlülüğünü, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tebliğlerinde öngörülen süreler içinde yerine getirmeyen her mükellefe, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 355. maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezası uygulanır. Buna göre 2025 yılında ÖKC almama cezası:

• Birinci sınıf tüccarlar ile serbest meslek erbabı , cihazını zamanında almaması hâlinde 28 000 TL tutarında ceza ödemekle yükümlüdür.
• İkinci sınıf tüccarlar, defter tutan çiftçiler ve basit usule tabi mükellefler ise bu ihlalde 14 000 TL ceza muhatabı olur.
• Bunlar dışında kalan diğer vergi mükellefleri için ise her tespit başına 7 000 TL’lik cezai işlem öngörülmüştür. 

Yeni Nesil ÖKC Fiyatları Ne Kadar?

2025 yılında Yeni Nesil ÖKC pazarında fiyatlar, temel işlevselliğe sahip giriş seviyesi modellerden tam entegre POS çözümlerine kadar geniş bir skalada seyretmektedir. En basit cihazlar yaklaşık 2.500 TL’den başlarken, tümleşik yazar kasa ve gelişmiş POS özellikli üst segment terminaller 16.150 TL’ye kadar çıkabiliyor. Orta sınıf modeller genellikle 5.500–6.500 TL aralığında konumlanıyor. 

Ayrıca her bir cihaz için zorunlu olan TÜBİTAK Kamu SM onaylı yazılım sertifikasyon ücreti 190 TL + %20 KDV (toplam 228 TL) olarak belirlenmiştir. Unutulmamalıdır ki kurulum, kullanıcı eğitimi ve teknik bakım gibi katma değerli servisler çoğu zaman cihaz bedelinin üzerine ek maliyet getirebilmektedir.

Yeni Nesil ÖKC Nasıl Alınır?

YN ÖKC alma sürecine geçmeden önce Yeni nesil ÖKC başvurusu için gereken belgeler listesini eksiksiz tamamlamak şarttır. Bu belgeler; işletme ruhsatı veya vergi levhası, başvuruyu yapan yetkilinin nüfus cüzdanı fotokopisi, imza sirküleri ve tüzel kişiler için ticaret sicil gazetesi örneğinden oluşur. Belgeler hazırlandıktan sonra GİB onaylı satıcı bayiye gidilir. 

Bayi, öncelikle Yeni nesil ÖKC başvurusu için gereken belgeleri kontrol ederek vergi numarası üzerinden sistem sorgulaması yapar. Sorgu ve belge onayı tamamlanınca cihaz satışı gerçekleştirilir, fatura ve ruhsatnameyle birlikte yetkili servise teslim edilen YN ÖKC, GİB portallarına kaydedilip aktif hale getirilir. Böylece cihaz tüm yasal gereklilikleri karşılayarak kullanıma açılır. 

Yeni Nesil ÖKC’nin Avantajları Nelerdir?

Yeni Nesil ÖKC’nin avantajları arasında, kartlı ve nakit ödemeden temassız, QR kod ve mobil cüzdan işlemlerine kadar tüm tahsilat yöntemlerini tek bir cihazda toplaması yer alır. Bu sayede farklı terminaller arası entegrasyon derdi ortadan kalkar ve kasa önündeki bekleme süreleri kısalır. Satış verileri anlık olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletildiğinden manuel raporlama ihtiyacı ve insan hatası riski ortadan kalkar, vergi uyum süreçleri tamamen otomasyona geçer. 

Ayrıca uzaktan gerçekleştirilen yazılım güncellemeleri, yeni ödeme yöntemleri veya yasal düzenlemelerin anında devreye alınmasını mümkün kılar. Aynı zamanda güçlü şifreleme ve elektronik mühür teknolojileri, işlem bilgilerinin bütünlüğünü ve gizliliğini koruyarak sahteciliğe karşı yüksek güvenlik sunar.

Birden çok şubesi olan işletmeler için bulut tabanlı yönetim panelleri, tüm terminallerin tek merkezden kontrolünü sağlayıp gerçek zamanlı satış ve performans verilerine erişim imkanı tanıması sayesinde hem operasyonel maliyetler düşer hem de stratejik karar alma hızı artar.

SIK SORULAN SORULAR

Pos Cihazı ile Ökc Arasındaki Fark Nedir?

Pos cihazı yalnızca kredi veya banka kartı ödemelerini işleyip bankaya slip gönderirken, ÖKC hem nakit hem de kartlı tüm ödemeleri anında fiş olarak basar, kayıt altına alır ve bu verileri yasal zorunluluk gereği otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na ileterek raporlama görevini yerine getirir.

Pos Bakım Ücreti Her Ay mı Ödeniyor?

POS bakım ücretleri, tercih edilen cihaz tipine ve bankanın tarifesine göre değişiklik gösterir. Fiziksel POS terminallerinin bakım ve yazılım destek bedeli genellikle aylık olarak faturalandırılır, oysa sanal POS hizmet ücretleri çoğunlukla yıllık periyotlarla talep edilir. Bununla birlikte bazı bankalar sanal POS için de aylık taksit seçenekleri sunabildiğinden, hangi takvimde ücretlendirileceğini kesin olarak öğrenmek için kurumunuzun güncel tarifesine başvurmanız gerekir.

E-Fatura Ökc Bilgisi Nedir?

E-Fatura düzenleme ekranındaki E-Fatura ÖKC Bilgisi bölümü, ödeme kaydedici cihaza kesilen fişin ayrıntılarını (fiş türü, kesim tarihi, sıra/fiş numarası, Z rapor kodu, cihaz seri numarası vb.) kaydetmek için ayrılmıştır. Yeni Nesil ÖKC kullanan mükelleflerin, elektronik faturalarında bu alana mutlaka cihaz fişine dair tüm temel bilgileri girmesi gerekir. Böylece e-Fatura ile fiziksel fiş arasında tam bir eşleştirme sağlanır ve mali denetimler sırasında işlemler artık zahmetsizce takip edilir.