Mali Mühür Nedir? Nasıl Yenilenir? Mali Mühür Fiyatları 2025

Dijital dönüşümün hız kazandığı günümüzde, elektronik belgelerin güvenliği ve yasal geçerliliği büyük önem taşımaktadır. İşletmeler ve kurumlar, resmi işlemlerini dijital ortamda güvenli bir şekilde gerçekleştirebilmek için çeşitli teknolojilerden yararlanmaktadır. Mali mühür de bu sürecin ayrılmaz bir parçası haline gelmiş olup, farklı kullanım alanlarına sahiptir.  

Bu yazımızda mali mührün ne olduğu, nasıl alındığı, nasıl kullanıldığı ve hangi işlemlerde gerekli olduğunu ele alacağız. Ayrıca mali mühür aktivasyonu, yenileme süreci, geçerlilik süresinin nasıl öğrenileceği ve mali mühür ile fatura iptali gibi konulara da değineceğiz. Mali mühürün kullanım alanları ve başvuru süreçleri hakkında detaylı bilgiler sunacağız.

Mali Mühür Nedir?

Mali mühür, işletmelerin ve kamu kurumlarının elektronik belgeler üzerinde güvenli ve yasal olarak geçerli işlem yapabilmesini sağlayan bir dijital mühürdür. TÜBİTAK tarafından geliştirilen bu sistem, e-Fatura, e-Defter ve çeşitli vergi beyannamelerinin doğruluğunu ve değiştirilemezliğini garanti altına alır. Elektronik ortamda oluşturulan belgelerin güvenliğini sağlarken, içeriğin bütünlüğünün bozulmadığını ve yetkili bir kurum tarafından düzenlendiğini doğrular. 

Mali mühür, tüzel kişilere ait olduğu için şirketler ve resmi kuruluşlar tarafından kullanılırken, e-imza bireysel kullanıcılar için geliştirilmiş bir kimlik doğrulama aracıdır. Elektronik imza kişisel işlemlerde kimlik doğrulaması sağlarken, mali mühür kurumsal düzeyde belge güvenliğini sağlamaya odaklanır. Mali mühür almak isteyen işletmeler, Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) üzerinden başvuru yaparak bu hizmetten yararlanabilir ve süreçle ilgili detaylı bilgilere resmi kaynaklardan ulaşabilir.

Mali Mühür Nasıl Alınır?

Mali mühür, şirketlerin elektronik fatura, e-defter ve diğer dijital işlemlerinde güvenliği ve yasal geçerliliği sağlamak için kullanılan bir dijital sertifikadır. Mali mühür başvuru süreci, Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) üzerinden yapılmakta olup, belirli adımlar izlenerek tamamlanır. Başvuru öncesinde gerekli evrakların hazırlanması, ödeme işlemlerinin yapılması ve sertifika teslimat sürecinin takip edilmesi gerekir. Aşağıda mali mühür almak için izlenmesi gereken adımları detaylı olarak bulabilirsiniz.

1. Adım: Başvuru İşlemi

Mali mühür almak için öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin (Kamu SM) çevrimiçi başvuru sayfasına giriş yaparak başvuruda bulunmalısınız. Burada, tüzel veya gerçek kişi seçeneklerinden uygun olanı seçerek başvuru formunu doldurmanız gerekir. Mali mühür başvuru için gerekli evraklar arasında şirketler için imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi ve başvuru yetkilisinin kimlik belgesi yer almaktadır. Başvuru sürecinde, şirketin vergi numarası ve yetkili kişi bilgileri de sisteme girilmelidir.

2. Adım: Ödeme İşlemi

Başvurunun tamamlanmasının ardından ekranda belirtilen mali mühür ücretinin ödenmesi gerekmektedir. Ödeme, Kamu SM’nin sanal POS sistemi üzerinden kredi veya banka kartı ile yapılabilir. Ayrıca VakıfBank ve Ziraat Bankası şubeleri, internet bankacılığı veya mobil uygulamalar aracılığıyla da ödeme kabul edilmektedir.

3. Adım: Sertifika Üretimi

Ödeme onaylandıktan sonra, sertifika üretim süreci başlar ve başvuru sahibine iki seçenek sunulur. İlk seçenek olan akıllı kart sertifikasında, sertifika özel bir akıllı kart üzerine yüklenerek kargo yoluyla başvuru sahibinin adresine gönderilir. Gönderim sürecine dair takip bilgileri, başvuru sırasında belirtilen e-posta adresine iletilir. İkinci seçenek olan HSM (Donanım Güvenlik Modülü) sertifikasında ise sertifika, doğrudan başvuru sahibinin temin ettiği HSM cihazına yüklenir. Bu işlem için Kamu SM ile iletişime geçmek ve sertifika yükleme işlemi için randevu almak gerekmektedir.

4. Adım: Kurulum ve Aktivasyon

Sertifikanın teslim alınmasının ardından, Kamu SM’nin yönergeleri takip edilerek kurulum işlemi gerçekleştirilmelidir. Akıllı kart kullanıcıları, bilgisayarlarına sürücüyü yükleyerek PIN tanımlama işlemi yapmalıdır. Sertifikanın aktif hale getirilmesiyle birlikte, e-Fatura ve diğer dijital hizmetlerden güvenli bir şekilde yararlanılabilir.

Mali Mühür Fiyatları 2025

2025 yılı itibarıyla mali mühür ücretleri, tüzel ve gerçek kişiler için farklılık göstermektedir. Tüzel kişilikler, yani şirketler ve kurumlar, mali mühür sertifikası ve kart okuyucu için belirlenen güncel fiyatlar üzerinden ödeme yaparken, şahıs şirketleri için ayrı bir ücretlendirme uygulanmaktadır. Mali mühür sertifikaları 3 yıl süreyle geçerli olup, kullanım süresi dolmadan yenilenmesi gerekmektedir. Aşağıdaki tabloda 2025 yılı mali mühür fiyatlandırmasını detaylı şekilde inceleyebilirsiniz.

Mali Mühür Aktivasyonu Nasıl Yapılır?

Mali mühür aktivasyonu, kartın bilgisayara tanıtılması, PIN oluşturulması ve güvenli bir şekilde kullanıma hazır hale getirilmesi adımlarından oluşur. Bu işlemler tamamlandıktan sonra, mali mühür e-Fatura, e-Defter ve diğer dijital işlemlerde kullanılabilir. Aktivasyon sürecinde karşılaşılan hataların önüne geçmek için adımları dikkatlice uygulamak önemlidir. Aşağıda mali mühür aktivasyonunu tamamlamak için izlenmesi gereken adımlar sıralanmıştır.

• Gerekli Sürücülerin Yüklenmesi: Mali mühür kartının bilgisayar tarafından tanınabilmesi için öncelikle sürücülerin yüklenmesi gerekmektedir. Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin resmi web sitesinde yer alan sürücü yükleme sayfasından işletim sistemine uygun sürücünün indirilip yüklenmesi gerekir.

• Kartın Doğru Şekilde Yerleştirilmesi: Kart okuyucunun düzgün çalışabilmesi için mali mühür kartının çipli kısmının okuyucuya gelecek şekilde yerleştirilmesi gerekmektedir. Kartın tam olarak oturduğundan emin olunmalıdır, aksi takdirde bilgisayar kartı algılamayabilir.

• PIN Kodu Oluşturma: Mali mührün aktif hale getirilebilmesi için öncelikle bir PIN kodunun oluşturulması gerekmektedir. Bunun için Kamu SM’nin Online İşlemler sayfasına giriş yapılmalıdır. Giriş ekranında, "E-Devlet Kapısına Git" seçeneği kullanılarak kimlik doğrulama işlemi tamamlanmalıdır. Daha sonra, açılan menüden "Mali Mühür İşlemleri" sekmesine girilerek "PIN Oluşturma/Kilit Açma" seçeneği seçilmelidir. Sistem tarafından yönlendirilen adımlar takip edilerek yeni bir PIN belirlenmeli ve işlem tamamlanmalıdır.

• PIN Kodunun Güvenli Saklanması: PIN kodunun unutulmaması ve yetkisiz kişiler tarafından ele geçirilmemesi için güvenli bir yere kaydedilmesi önerilmektedir. Üç kez hatalı girilmesi durumunda kartın kilitlenerek yeni bir PIN oluşturulmasının gerekeceği unutulmamalıdır.

• Aktivasyonun Tamamlanması: Bu adımlar tamamlandıktan sonra, mali mühür aktif hale getirilerek e-Fatura, e-Defter gibi elektronik işlemlerde kullanılabilir duruma getirilmektedir. 

Mali Mühür Nereden Alınır?

Mali mühür, yalnızca TÜBİTAK’a bağlı Kamu Sertifikasyon Merkezi’den (Kamu SM) alınmaktadır. Başvuru yapmak için Kamu SM’nin çevrimiçi başvuru sayfasına girerek şirket ve yetkili kişi bilgilerini doldurmak gerekir. Başvurunun tamamlanmasının ardından belirlenen ücret, Kamu SM’nin sanal POS sistemi veya anlaşmalı bankalar üzerinden ödenmelidir.

Ödeme onaylandıktan sonra, sertifika üretim süreci başlar. Başvuru sahipleri, akıllı kart sertifikası veya Donanım Güvenlik Modülü (HSM) sertifikası seçeneklerinden birini tercih edebilir. Akıllı kart sertifikası kargo ile teslim edilirken, HSM sertifikası için randevu alınarak doğrudan cihaz üzerine yükleme yapılır. Mali mühür başvurusu da yalnızca Kamu SM üzerinden yapılabilir ve başka bir kurumdan temin edilmesi mümkün değildir. 

Mali Mühür Nasıl Yenilenir?

Mali mühür sertifikası 3 yıl süreyle geçerli olup, süresi dolmadan önce yenilenmesi gerekmektedir. Sertifika süresinin dolması, e-Fatura, e-Defter ve diğer elektronik işlemlerde aksamalara neden olabileceğinden, yenileme sürecini zamanında tamamlamak önemlidir. Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM), sertifika süresi dolmadan önce hatırlatma mailleri göndererek kullanıcıları bilgilendirir. Mali mühür yenileme işlemini aşağıdaki adımları takip ederek kolayca gerçekleştirebilirsiniz.

• Başvuru: Kamu SM’nin çevrimiçi başvuru sayfasına girilerek gerekli bilgilerin doldurulması gerekmektedir.

• Ödeme: Başvurunun ardından, belirtilen mali mühür yenileme ücretinin ödenmesi gerekir. Ödeme işlemi, Kamu SM’nin sanal POS sistemi üzerinden kredi veya banka kartı ile yapılabilir. Ayrıca, VakıfBank ve Ziraat Bankası şubeleri, internet şubeleri veya mobil şubeleri aracılığıyla da ödeme kabul edilmektedir.

• Sertifika Üretimi ve Teslimat: Ödeme onaylandıktan sonra, sertifika üretim süreci başlatılmaktadır. Akıllı kart sertifikası tercih edildiğinde, sertifika bir akıllı kart üzerine yüklenerek kurye aracılığıyla adrese gönderilmektedir. HSM sertifikası tercih edilirse, sertifikanın HSM cihazına yüklenmesi için Kamu SM ile iletişime geçilerek randevu alınması gerekmektedir.

Mali Mühür Nasıl Kullanılır?

Mali mühürü kullanmak için öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin (Kamu SM) web sitesinden uygun sürücüler indirilerek bilgisayara yüklenmelidir. Ardından, mali mühür kartı bir kart okuyucu aracılığıyla bilgisayara bağlanmalı ve PIN kodu oluşturulmalıdır.

Mali mühür, kullanılacak sistemle entegre edilerek elektronik belgelerin imzalanmasını sağlar. Entegrasyon, e-Fatura ve e-Defter gibi sistemlerin yönetim paneli üzerinden yapılır. Belgeler mali mühür ile imzalandığında yasal geçerlilik kazanır ve güvenle paylaşılabilir.

Sertifika süresi 3 yıl olup, süresi dolmadan yenilenmesi gerekmektedir. Ayrıca şirket unvanı değiştiğinde mevcut mali mühür geçerliliğini kaybeder ve yeni bir başvuru yapılmalıdır. PIN kodunun güvenli bir şekilde saklanması önemlidir. 

Mali Mühür ile Fatura İptali Nasıl Yapılır?

Mali mühür kullanılarak fatura iptali, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden gerçekleştirilir. Bu işlem, faturayı düzenleyen satıcı ya da faturayı alan alıcı tarafından başlatılabilir. İptal sürecine başlamak için öncelikle GİB’in ilgili portalına giriş yapılmalı ve mali mühür veya elektronik imza ile kimlik doğrulaması tamamlanmalıdır.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, iptal işlemi için "Fatura İptal Talebi Oluştur" seçeneği seçilerek ilgili fatura bilgileri girilmelidir. Burada, faturanın 16 haneli numarası ve fatura tutarı eksiksiz bir şekilde sisteme yazılmalıdır. Başvuruyu tamamlamak için mali mühür veya elektronik imza bilgileri kullanılarak talep onaylanmalıdır. Bu talep, karşı tarafın onayına sunulacak ve fatura iptali yalnızca karşı tarafın onayı ile tamamlanabilecektir.

İptal sürecinin başarıyla gerçekleşebilmesi için faturanın düzenlenme tarihinden itibaren 8 gün içinde iptal başvurusu yapılması gerekmektedir. Eğer alıcı iptal talebini onaylarsa, ilgili e-Fatura hem alıcının hem de satıcının muhasebe kayıtlarından düşer. Ayrıca iptal taleplerinin durumu GİB’in portalı üzerinden takip edilebilir ve gelen iptal taleplerine yine aynı sistem üzerinden yanıt verilebilir. İptal sürecinde mali mühür veya elektronik imzanın kullanımı zorunludur ve işlemin hukuki geçerliliği açısından büyük önem taşımaktadır. 

Mali Mühür E-imza Yerine Geçer mi?

Evet, mali mühür e-imza yerine geçer. Mali mühür ve e-imza, elektronik belgelerin güvenli ve yasal olarak geçerli olmasını sağlamak için kullanılan iki farklı dijital doğrulama yöntemidir. Mali mühür, şirketler ve resmi kurumlar tarafından kullanılan, elektronik belgelerin doğruluğunu ve değişmezliğini garanti eden bir sistemdir. Kurumsal işlemlerde, özellikle e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv Fatura gibi uygulamalarda mali mühür zorunludur. Elektronik imza (e-imza) ise bireylerin kimliklerini dijital ortamda doğrulamak için geliştirilmiş bir teknolojidir ve ıslak imza yerine kullanılabilir.

Bu iki sistem benzer görünse de birbirinin yerine kullanılamaz. Şirketler ve tüzel kişiler, resmi e-Belge süreçlerini yönetebilmek için mali mühür kullanmak zorundadır. Şahıs şirketleri ve bireyler ise mali mühür yerine e-imza ile e-Fatura işlemlerini gerçekleştirebilirler. Ancak kurumsal işlemlerde e-imza, mali mühür yerine geçmez ve zorunlu olan belgelerde mutlaka mali mühür kullanılmalıdır.

Mali Mühür Geçerlilik Süresi Nasıl Öğrenilir?

Mali mühür sertifikasının geçerlilik süresini öğrenmek için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin (Kamu SM) Online İşlemler Portalı kullanılabilir. Bunun için öncelikle mali mühür kartının bilgisayara takılı olması ve ilgili sürücülerin yüklü olması gerekmektedir. Daha sonra Kamu SM Online İşlemler sayfasına giriş yapılarak "Sertifika İşlemleri" veya benzer bir menü seçilmelidir. Açılan ekranda, sertifikanın başlangıç ve bitiş tarihleri görüntülenerek mali mühür geçerlilik süresi öğrenme işlemi gerçekleştirilebilir.

Mali mühür sertifikaları 3 yıl süreyle geçerlidir ve süresi dolmadan önce yenilenmesi gerekir. Geçerlilik süresinin bitimine yaklaştığında, Kamu SM tarafından kullanıcıların sistemde kayıtlı e-posta adresine bilgilendirme yapılmaktadır. Yenileme işlemlerinin zamanında tamamlanması, e-Fatura ve diğer dijital hizmetlerde kesinti yaşanmaması açısından önemlidir. Mali mühür geçerlilik süresi öğrenme işlemi tamamlandıktan sonra, yenileme işlemlerinin başlatılması gerekiyorsa, Kamu SM’nin resmi web sitesinde yer alan yenileme adımları takip edilmelidir.